Geldwäsche-Schulung für Mitarbeiter

Die gesetzliche Pflicht

Zu den internen Sicherungsmaßnahmen nach § 6 GwG gehört die Unterrichtung der Mitarbeiter (§ 6 Abs. 2 Nr. 6 GwG). Beschäftigte sollen über Typologien und aktuelle Methoden der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie über die einschlägigen Vorschriften und Pflichten informiert werden. Die Pflicht trifft alle Verpflichteten nach § 2 GwG.

Wer geschult werden muss

Geschult werden Beschäftigte, die mit geldwäscherelevanten Vorgängen in Berührung kommen. Welche das sind, ergibt sich aus der Risikoanalyse.

• Mitarbeiter mit Kundenkontakt, etwa im Verkauf, am Schalter oder in der Beratung
• Mitarbeiter in Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Kasse
• Führungskräfte und Geschäftsleitung
• der Geldwäschebeauftragte und seine Stellvertretung, mit vertiefenden Inhalten
• neue Mitarbeiter vor oder kurz nach Aufnahme ihrer Tätigkeit

Inhalte einer guten Schulung

Grundlagen

Was Geldwäsche ist, wie sie in drei Phasen abläuft und warum sie strafbar ist. Hilfreich als Einstieg: Was ist Geldwäsche?.

Pflichten im eigenen Unternehmen

Identifizierung, Sorgfaltspflichten, KYC, Aufzeichnung und Aufbewahrung, interne Meldewege und die Verdachtsmeldung.

Branchentypische Warnsignale

Typologien, die für Ihr Geschäft relevant sind, etwa Smurfing bei Bargeld oder handelsbasierte Geldwäsche im Außenhandel. Eine allgemeine Liste bieten die Warnsignale.

Verhalten im Verdachtsfall

Wem melde ich intern? Was darf ich dem Kunden sagen? Hier gehört das Verbot der Informationsweitergabe nach § 47 GwG zwingend dazu.

Aktuelle Entwicklungen

Rechtsänderungen wie die AMLR 2027 und neue Methoden, über die Aufsichtsbehörden und FIU informieren.

Turnus: regelmäßig und risikobasiert

Das Gesetz schreibt keinen festen Rhythmus vor. Die Schulung muss regelmäßig stattfinden, ihr Umfang und ihre Häufigkeit richten sich nach dem Risiko. Bereiche mit höherem Risiko werden häufiger und tiefer geschult. Zusätzliche Anlässe sind Rechtsänderungen, neue Produkte oder Erkenntnisse aus Verdachtsfällen. Konkrete Erwartungen formulieren die Aufsichtsbehörden in ihren Auslegungshinweisen.

Formate

• Präsenzschulung: gut für Diskussion und Fallbeispiele
• E-Learning: flexibel, gut dokumentierbar, ideal für Grundlagen
• Kurzformate: Merkblätter, Rundschreiben, Hinweise im Intranet zu aktuellen Themen
• Fallbesprechungen: anonymisierte interne Fälle als Lernbeispiel

Dokumentation

Halten Sie fest, wer wann zu welchen Inhalten geschult wurde. Bewahren Sie Teilnehmerlisten, Unterlagen und Testergebnisse auf. Bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde müssen Sie die Schulungen nachweisen können.

Checkliste

1. Zielgruppen anhand der Risikoanalyse festgelegt
2. Inhalte an Branche und Risiko angepasst
3. Verhalten im Verdachtsfall und Tipping-off-Verbot erklärt
4. Turnus festgelegt und eingehalten
5. neue Mitarbeiter zeitnah geschult
6. Teilnahme und Inhalte dokumentiert
7. Schulung bei Rechtsänderungen aktualisiert

Beispiel: Ein Autohaus verbindet Lernen und Arbeitsablauf

Beispiel: Leander organisiert die Geldwäscheprävention in einem Autohaus am Stadtrand. Verkauf, Kasse und Buchhaltung sehen jeweils nur einen Teil eines Geschäfts. Deshalb beginnt seine Schulungsplanung nicht mit einer allgemeinen Präsentation, sondern mit den konkreten Übergaben: Wer erfasst den Käufer, wer bemerkt einen abweichenden Zahler und wer entscheidet bei widersprüchlichen Angaben? Die Schulung soll Beschäftigten helfen, ihre eigene Aufgabe zu verstehen und Auffälligkeiten an die richtige Stelle zu geben.

Leander leitet die Themen aus der Risikoanalyse ab. Er unterscheidet Grundlagen für alle betroffenen Beschäftigten von vertiefenden Einheiten für Personen, die Entscheidungen treffen. Neue Beschäftigte erhalten eine Einführung in die internen Abläufe. Veränderungen bei Produkten, Zahlungswegen oder gesetzlichen Regeln werden als Anlass für Ergänzungen behandelt. Ein Zertifikat eines externen Anbieters kann den Lernnachweis unterstützen, ersetzt aber nicht die Erklärung, wie der Meldeweg im eigenen Autohaus tatsächlich funktioniert.

Ein risikobasierter Schulungsplan

Einen festen gesetzlichen Turnus gibt es nicht; geschult wird regelmäßig und risikobasiert. Stattdessen wird für jeden Themenblock begründet, weshalb die Zielgruppe ihn benötigt und wann eine Wiederholung oder Aktualisierung vorgesehen ist. Ein inhabergeführter Juwelier setzt andere Schwerpunkte als eine Steuerkanzlei. Beide müssen jedoch sicherstellen, dass Mitarbeiter nicht nur Begriffe wiedergeben, sondern ihre Aufgaben im jeweiligen Kundenprozess beherrschen.

Fallbesprechung für die Schulung

Leander schildert einen Verkauf, bei dem Käufer und Zahlender nicht übereinstimmen und Erklärungen mehrfach wechseln. Das Team soll nicht erraten, welche Straftat dahintersteht. Es sammelt die sichtbaren Tatsachen, ordnet die verfügbaren Unterlagen und nennt den internen Ansprechpartner. Anschließend wird besprochen, welche sachlichen Kundenfragen zulässig sind und weshalb eine beabsichtigte oder abgegebene Verdachtsmeldung nicht offengelegt werden darf. Damit bleibt die Übung auf Erkennung und rechtmäßiges Verhalten beschränkt.

1. Vorbereitung: relevanten Arbeitsablauf und Lernziel benennen, ohne Kundendaten in Schulungsmaterial zu übernehmen.
2. Durchführung: Beschäftigte erklären lassen, welche Beobachtung sie selbst machen und an wen sie sie weitergeben.
3. Lernkontrolle: kurze Fragen mit Begründung beantworten lassen, statt nur Teilnahme abzuhaken.
4. Nachbereitung: unklare Antworten besprechen und gegebenenfalls die Arbeitsanweisung verbessern.
5. Nachweis: Themen, Zielgruppe, Teilnahme, Lernkontrolle und vorgesehene Ergänzungen dokumentieren.

Quizfragen mit begründeten Antworten

Bei der Auswertung interessieren Leander besonders die Gründe für falsche Antworten. Wenn Beschäftigte nicht wissen, wer Rückfragen übernimmt, ist das nicht nur ein Wissensproblem. Möglicherweise fehlt die Vertretungsregel in der Arbeitsanweisung. Die Schulung wird dadurch zu einem Test der Organisation. Sie kann zeigen, an welcher Übergabe ein Hinweis verloren geht und welche Erklärung für den Arbeitsalltag verständlicher formuliert werden muss.

Was gegenüber der Aufsicht nachvollziehbar sein sollte

Eine prüfbare Dokumentation verbindet Schulungsplanung und tatsächliche Durchführung. Erkennbar sein sollten die ausgewählten Zielgruppen, verwendete Unterlagen, behandelte Inhalte und die Bearbeitung offener Lernfragen. Häufige Lücken sind etwa Unterlagen ohne Branchenbezug, fehlende Teilnahmeaufzeichnungen oder eine unveränderte Schulung trotz neuer Geschäftsabläufe. Die Unterlagen sollten erkennen lassen, wie der Betrieb diese Schwachstellen bearbeitet und nachverfolgt. Entscheidend ist, ob der Betrieb seine Mitarbeiter angemessen über die für ihre Tätigkeit relevanten Risiken und Pflichten unterrichtet hat.

Häufige Irrtümer in der Praxis

Mythos: Nur die zuständige Compliance-Person muss geschult werden. Fakt: Auch Kundenkontakt, Zahlungsbearbeitung und Leitung benötigen passende Inhalte. Mythos: Eine Schulung muss komplizierte Rechtsvorträge enthalten. Fakt: Die Verbindung von gesetzlichen Pflichten und konkreten Handgriffen im rechtmäßigen Arbeitsablauf ist besonders wichtig. Mythos: Ein ausgefülltes Quiz beweist automatisch wirksame Prävention. Fakt: Antworten müssen verstanden werden; erkannte Unsicherheiten gehören in die Nachbereitung.

Zum Abschluss lässt Leander das Team die eigene Meldekette beschreiben. Die Beteiligten prüfen, ob Kontakt und Vertretung erreichbar sind und ob die letzte Fassung der Arbeitsanweisung bekannt ist. Vertiefende Grundlagen stehen unter Sorgfaltspflichten und Verdachtsmeldung. Aus den Rückmeldungen entsteht die nächste risikobasierte Ergänzung des Schulungsplans, nicht nur ein weiterer abgelegter Teilnahmenachweis.