Sorgfaltspflichten nach dem Geldwäschegesetz

Abgrenzung zur KYC-Seite

Die Seite KYC erklärt den praktischen Grundsatz "Kenne deinen Kunden" und wie Kunden ihn erleben. Hier geht es um die gesetzliche Systematik: drei Stufen von Sorgfaltspflichten, die Identifizierung und die Aufbewahrung.

Allgemeine Sorgfaltspflichten (§ 10 GwG)

Zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten gehören insbesondere:

• Identifizierung des Vertragspartners und gegebenenfalls der für ihn auftretenden Person
• Abklärung, ob ein wirtschaftlich Berechtigter vorhanden ist, und dessen Identifizierung
• Einholung von Informationen über Zweck und angestrebte Art der Geschäftsbeziehung
• Feststellung, ob es sich um eine politisch exponierte Person, ein Familienmitglied oder eine bekanntermaßen nahestehende Person handelt
• kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung

Die Pflichten greifen unter anderem bei Begründung einer Geschäftsbeziehung, bei bestimmten Transaktionen außerhalb einer Geschäftsbeziehung, bei Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung und bei Zweifeln an Angaben zur Identität. Für Güterhändler gelten sie bei Barzahlungen ab 10.000 Euro, beim Handel mit Edelmetallen bei Bargeschäften ab 2.000 Euro und bei Kunsthändlern ab 10.000 Euro.

Identifizierung (§§ 11-13 GwG)

Natürliche Personen

Erfasst werden Vorname und Nachname, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift. Überprüft wird die Identität grundsätzlich anhand eines gültigen amtlichen Lichtbildausweises, etwa Personalausweis oder Reisepass, oder anhand gesetzlich zugelassener elektronischer Verfahren.

Juristische Personen und Gesellschaften

Erfasst werden Firma oder Name, Rechtsform, Registernummer, Anschrift des Sitzes und die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder der gesetzlichen Vertreter. Überprüft wird anhand von Registerauszügen oder vergleichbaren Dokumenten. Hinzu kommt die Abklärung des wirtschaftlich Berechtigten, häufig mit Blick in das Transparenzregister.

Vereinfachte Sorgfaltspflichten (§ 14 GwG)

Stellt ein Verpflichteter unter Berücksichtigung seiner Risikoanalyse und der Risikofaktoren der Anlage 1 zum GwG fest, dass nur ein geringes Risiko besteht, darf er den Umfang der Maßnahmen angemessen reduzieren. Die Identitätsüberprüfung kann dann auch anhand anderer geeigneter Dokumente erfolgen. Ganz entfallen dürfen die Pflichten nicht, und die Überwachung bleibt nötig, um Auffälligkeiten zu erkennen.

Verstärkte Sorgfaltspflichten (§ 15 GwG)

Bei höherem Risiko sind zusätzliche Maßnahmen erforderlich. Das Gesetz nennt Fälle, in denen ein höheres Risiko stets anzunehmen ist, etwa:

• Geschäftsbeziehungen mit politisch exponierten Personen, deren Familienmitgliedern oder nahestehenden Personen
• Bezüge zu Drittstaaten mit hohem Risiko
• besonders komplexe oder ungewöhnlich große Transaktionen und Transaktionsmuster ohne erkennbaren wirtschaftlichen Zweck
• bestimmte Korrespondenzbeziehungen im Finanzsektor

Typische verstärkte Maßnahmen sind die Zustimmung eines Mitglieds der Führungsebene, Maßnahmen zur Bestimmung der Herkunft von Vermögen und Geldmitteln sowie eine verstärkte kontinuierliche Überwachung.

Wenn Sorgfaltspflichten nicht erfüllt werden können

Kann ein Verpflichteter die allgemeinen Sorgfaltspflichten nicht erfüllen, darf er die Geschäftsbeziehung nicht begründen oder fortsetzen und keine Transaktion durchführen. Eine bestehende Beziehung ist gegebenenfalls zu beenden. Für Kunden kann das eine Kontokündigung bedeuten.

Aufzeichnung und Aufbewahrung (§ 8 GwG)

Die erhobenen Angaben, eingeholten Informationen und Maßnahmen sind aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen sind grundsätzlich fünf Jahre aufzubewahren und danach zu vernichten, soweit keine anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrung verlangen. Die Frist beginnt in der Regel mit dem Ende der Geschäftsbeziehung.

Beispiel: Kundenaufnahme in einer Steuerkanzlei

Beispiel: Korbinian bearbeitet die Aufnahme einer GmbH in einer Steuerkanzlei mit vier Mitarbeitenden. Die Person, die den Auftrag erteilt, ist nicht automatisch selbst Vertragspartner oder wirtschaftlich Berechtigter. Korbinian ordnet deshalb Gesellschaft, auftretende Person und tatsächliche Eigentümer getrennt zu. Er prüft die Vertretungsbefugnis und fragt nach Zweck und angestrebter Art der Geschäftsbeziehung. Der Ablauf macht deutlich, dass Identifizierung mehr bedeutet als das Ablegen eines Ausweisbildes.

Zur GmbH werden die einschlägigen Gesellschaftsangaben und geeignete Registerunterlagen erhoben. Zur wirtschaftlichen Berechtigung werden die verfügbaren Beteiligungs- und Kontrollinformationen geprüft. Ein Auszug aus dem Transparenzregister ist dabei eine Informationsquelle, aber keine alleinige Ersatzprüfung. Widersprüche zwischen Register, Kundenangaben und sonstigen Unterlagen bleiben als offene Punkte sichtbar. Das Team legt fest, wer diese Punkte klärt und wer über den nächsten Schritt entscheidet.

Die Akte entlang der gesetzlichen Aufgaben strukturieren

Die Gliederung zeigt, wo die jeweiligen Erkenntnisse hingehören. Ein kurzer Vermerk kann ausreichend verständlich sein, wenn er Beobachtung, Quelle und Ergebnis miteinander verbindet. Ungeeignet ist dagegen eine reine Sammlung von Unterlagen ohne Erklärung, was damit überprüft wurde. Aus der Akte sollte sich auch erkennen lassen, wann eine Information noch nicht abschließend geklärt ist.

Allgemein, vereinfacht oder verstärkt entscheiden

Korbinian beginnt nicht mit der Frage, wie möglichst wenig geprüft werden kann. Er ordnet zunächst den gesetzlichen Anlass und die allgemeinen Pflichten zu. Vereinfachte Maßnahmen kommen nur auf Grundlage eines festgestellten geringeren Risikos nach § 14 GwG in Betracht. Die Begründung muss aus der konkreten Beziehung und den relevanten Risikofaktoren hervorgehen. Das geringere Risiko lässt Identifizierung und Überwachung nicht vollständig entfallen. Ein vertrauter Kontakt allein ersetzt diese Einordnung nicht.

Bei einem höheren Risiko wird geprüft, welche zusätzlichen Maßnahmen nach § 15 GwG erforderlich sind. Bei PEP-Konstellationen gehören insbesondere Zustimmung der Führungsebene, angemessene Herkunftsprüfung und verstärkte Überwachung in den Prozess. Die Akte soll die jeweils einschlägige Maßnahme erkennen lassen. Sie erhält nicht lediglich einen allgemeinen Vermerk "verstärkt". So kann die Leitung feststellen, ob die zusätzlichen Anforderungen vor einer Entscheidung praktisch erfüllt wurden.

Ein Ablauf mit klaren Übergaben

1. Anlass und Vertragspartner bestimmen: den Auftrag und die beteiligten Rollen sauber zuordnen.
2. Identität und Vertretung überprüfen: geeignete Dokumente verwenden und das Ergebnis festhalten.
3. Wirtschaftliche Berechtigung abklären: Beteiligung und Kontrolle betrachten, Registerangaben mit weiteren Erkenntnissen vergleichen.
4. Zweck, PEP-Status und Risiko prüfen: die passende Stufe der Sorgfalt begründen.
5. Offene Fragen bearbeiten: Verantwortliche und nächsten Schritt festlegen, nicht ungeprüft als erledigt markieren.
6. Entscheidung und laufende Überwachung dokumentieren: Änderungen während der Beziehung erneut einordnen.

Wenn eine notwendige Prüfung nicht gelingt

Kann die gesetzlich erforderliche Kundensorgfalt nicht erfüllt werden, ist dies keine reine Ablagefrage. Die Folgen nach § 10 GwG müssen geprüft werden; eine Geschäftsbeziehung darf nicht einfach trotz fehlender Voraussetzungen fortgesetzt werden. Zugleich gelten berufsbezogene Besonderheiten, insbesondere im rechtsberatenden Bereich, nach den einschlägigen gesetzlichen Regeln. Offene Informationen führen deshalb zu einer verantwortlichen Entscheidung und nicht zu einem pauschalen Automatismus für jede Berufsgruppe. Ob zusätzlich meldepflichtige Verdachtstatsachen vorliegen, wird gesondert bewertet.

Für Güterhändler ist daneben der jeweilige gesetzliche Auslöser wichtig. Nach geltendem GwG gelten bei Güterhändlern für Bargeschäfte die einschlägigen Pflichten ab 10.000 Euro, beim Handel mit Edelmetallen bar ab 2.000 Euro. Verdacht und Zweifel an der Identität sind eigenständige Anlässe und dürfen nicht mit dem Hinweis auf einen unterschrittenen Betrag weggewischt werden. Den zeitlichen Wechsel der Bargeldregeln erläutert AMLR 2027.

Aufbewahrung und qualitative Kontrollfragen

Aufzeichnungen nach § 8 GwG werden grundsätzlich fünf Jahre aufbewahrt, soweit keine andere Vorschrift eine längere Aufbewahrung verlangt. Zugriff und Ablage müssen so organisiert sein, dass die Akte für berechtigte Personen verfügbar ist und nicht unkontrolliert weitergegeben wird. Häufige Lücken in der Praxis sind fehlende Vertretungsnachweise, unaufgelöste Widersprüche oder eine Risikoentscheidung ohne Begründung. Eine ordentliche Akte verbindet die Unterlagen mit dem Prüfweg und zeigt auch spätere Aktualisierungen.

Mythos: Ein Registerauszug erledigt sämtliche Sorgfaltspflichten. Fakt: Identität, Vertretung, wirtschaftliche Berechtigung und Zweck bleiben getrennte Aufgaben. Mythos: Vereinfacht bedeutet ungeprüft. Fakt: Die Reduzierung muss angemessen und begründet sein. Mythos: Nach der Aufnahme endet die Kundensorgfalt. Fakt: Die laufende Überwachung gehört zur gesetzlichen Systematik. Für den Alltag vertiefen KYC, PEP und Unstimmigkeitsmeldung die jeweiligen Teilaufgaben.