Der Geldwäschebeauftragte

Rolle und Zweck

Das Geldwäschegesetz verlangt von Verpflichteten ein wirksames Risikomanagement. Damit dieses nicht nur auf dem Papier steht, braucht es eine verantwortliche Person, die die Maßnahmen koordiniert, Verdachtsfälle prüft und Ansprechpartner für Behörden ist: den Geldwäschebeauftragten. Er ist der Geschäftsleitung unmittelbar nachgeordnet.

Wer einen Geldwäschebeauftragten bestellen muss

Gesetzlich verpflichtet sind vor allem Unternehmen des Finanzsektors, etwa Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, Zahlungsinstitute, Versicherungen im relevanten Geschäft und Kapitalverwaltungsgesellschaften, sowie Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen. Für weitere Verpflichtete, zum Beispiel Güterhändler oder Immobilienmakler, kann die zuständige Aufsichtsbehörde die Bestellung anordnen, wenn sie dies für angemessen hält. Die Länderbehörden haben dazu teils eigene Allgemeinverfügungen erlassen.

Aufgaben

• Erstellung und Aktualisierung der Risikoanalyse
• Entwicklung interner Sicherungsmaßnahmen, Arbeitsanweisungen und Prozesse
• Schulung der Mitarbeitenden
• Prüfung interner Verdachtsmeldungen und Entscheidung über externe Meldungen an die FIU
• Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden, FIU und Strafverfolgungsbehörden
• Überwachung der Einhaltung der Sorgfaltspflichten, etwa beim KYC
• Berichterstattung an die Geschäftsleitung

Anforderungen an die Person

• Ausreichende Sachkunde im Geldwäscherecht und im Geschäft des Unternehmens
• Zuverlässigkeit
• Ausreichende zeitliche und sachliche Ressourcen
• Unabhängigkeit: keine Benachteiligung wegen der Erfüllung seiner Aufgaben
• Ungehinderter Zugang zu allen relevanten Informationen

Zusätzlich ist ein Stellvertreter zu bestellen. Bestellung und Entpflichtung sind der Aufsichtsbehörde vorab anzuzeigen.

Intern oder extern?

Grundsätzlich soll der Geldwäschebeauftragte im Unternehmen tätig sein. Eine Auslagerung an Dritte ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich, häufig nur nach vorheriger Anzeige bei der Aufsichtsbehörde. Auch bei Auslagerung bleibt das Unternehmen für die Pflichterfüllung verantwortlich.

Kündigungsschutz

Das GwG schützt Geldwäschebeauftragte vor Benachteiligung. Für die Dauer der Bestellung und eine Zeit danach gilt ein besonderer Kündigungsschutz, damit sie ihre Aufgaben unabhängig wahrnehmen können.

Praxis: So gelingt die Verankerung

1. Klare schriftliche Bestellung mit Aufgaben und Befugnissen
2. Direkter Berichtsweg zur Geschäftsleitung
3. Regelmäßige Berichte und Dokumentation
4. Feste Prozesse für interne Meldungen
5. Fortbildung des Beauftragten und der Mitarbeitenden

Wie eine Meldung an die FIU abläuft, erklärt Verdachtsmeldung und goAML. Was sich mit der EU-Verordnung ändert, steht unter AMLR 2027.

Ein Jahresablauf mit laufenden Aufgaben

Die Arbeit des Geldwäschebeauftragten besteht nicht nur aus einzelnen Meldungen. Die Risikoanalyse bildet den Ausgangspunkt: Welche Kunden, Produkte, Vertriebswege und Geschäftsbeziehungen prägen das Unternehmen? Werden neue Angebote eingeführt oder ändern sich Kundengruppen, müssen die Auswirkungen auf bestehende Sicherungsmaßnahmen betrachtet werden. Die Analyse und die tägliche Bearbeitung von Hinweisen sollen sich gegenseitig informieren.

Im Jahresablauf werden Schulungsbedarf, Arbeitsanweisungen und Kontrollthemen aufeinander abgestimmt. Ein wiederkehrender Fehler bei der Identifizierung kann zum Schulungsthema werden. Ein Hinweis aus einer Schulung kann wiederum zeigen, dass ein interner Meldeweg nicht funktioniert. Es geht nicht darum, einen Kalender formal abzuarbeiten, sondern Veränderungen und festgestellte Schwächen in nachvollziehbare Maßnahmen zu übersetzen.

Beispiel: Ein Arbeitstag zwischen Hinweis und Organisation

Beispiel: Eva ist Geldwäschebeauftragte eines verpflichteten Unternehmens. Am Morgen erhält sie einen internen Hinweis: Ein Kunde will eine ungewöhnliche Zahlung durch einen Dritten erklären, legt aber widersprüchliche Unterlagen vor. Eva ordnet den Sachverhalt, sichtet vorhandene Angaben und dokumentiert offene Fragen. Sie prüft die Meldepflicht, statt auf einen abschließenden strafrechtlichen Beweis zu warten.

Danach bespricht sie mit der Kundenbetreuung, welche Informationen im internen Hinweis fehlten. Die nächsten Schulungsunterlagen greifen diesen Punkt auf. Später berichtet sie der Geschäftsleitung, dass der Zugriff auf bestimmte Dokumente verzögert war. Dafür braucht es eine organisatorische Lösung. Der Fall zeigt, wie Meldungsbearbeitung, Schulung und Ressourcenfragen zusammenhängen, ohne vertrauliche Inhalte unnötig im Unternehmen zu verbreiten.

Ein interner Fall vom Eingang bis zur Rückmeldung

1. Hinweis entgegennehmen und betroffene Personen, Geschäfte sowie Zahlungen zuordnen.
2. Verfügbare Unterlagen und Kundenantworten prüfen; Tatsachen und Vermutungen trennen.
3. Meldepflicht und gegebenenfalls transaktionsbezogene Vorgaben bewerten.
4. Entscheidung und Gründe dokumentieren und bei Meldepflicht unverzüglich über den vorgesehenen Weg melden.
5. Erforderliche organisatorische Maßnahmen veranlassen und nur notwendige Informationen intern weitergeben.
6. Erkenntnisse für Risikoanalyse, Kontrollen und Schulungen nutzen.

Der Geldwäschebeauftragte ist dabei keine Ersatz-Ermittlungsbehörde. Beschäftigte sollen ihn frühzeitig mit konkreten Beobachtungen versorgen, nicht erst nach einer eigenen Untersuchung. Eine Meldung an ihn darf nicht durch Verkaufsziele oder Hierarchiewege verloren gehen. Die Bearbeitung braucht einen verlässlichen Stellvertreter, damit Abwesenheiten keine organisatorische Lücke schaffen.

Sachkunde, Unabhängigkeit und tatsächliche Arbeitsfähigkeit

Auch der Kontakt zur Aufsicht braucht Vorbereitung. Vorhandene Richtlinien, Zuständigkeiten und Entscheidungen sollten zusammenpassen und auffindbar sein. Bei einer Anfrage koordiniert der Beauftragte die erforderlichen Informationen aus den Fachbereichen und benennt offen, wenn eine Maßnahme noch nicht umgesetzt ist. Die Geschäftsleitung entscheidet über notwendige Ressourcen und verfolgt die Bearbeitung festgestellter Schwächen. Dadurch entsteht ein nachvollziehbarer Zusammenhang zwischen einer aufsichtsbezogenen Rückfrage, den tatsächlichen Arbeitsabläufen und einer Verbesserung. Eine nur für die Anfrage erstellte Beschreibung, die vom Alltag abweicht, hilft weder den Beschäftigten noch der verantwortlichen Leitung.

Anforderungen sind nur wirksam, wenn die Funktion tatsächlich ausgeübt werden kann. Ausreichende Zeit, Zugriff auf relevante Unterlagen und ein direkter Berichtsweg gehören zusammen. Eine fachkundige Person ohne Informationen kann Risiken nicht angemessen bewerten. Ebenso wenig hilft eine formelle Bestellung, wenn interne Hinweise nicht ankommen oder notwendige Maßnahmen dauerhaft nicht umgesetzt werden.

Der qualitative Kündigungs- und Benachteiligungsschutz nach § 7 GwG soll eine unabhängige Aufgabenerfüllung ermöglichen. Fachlich unangenehme Hinweise dürfen nicht allein deshalb unterdrückt werden, weil ein Geschäft wirtschaftlich wichtig ist. Die Geschäftsleitung bleibt verantwortlich und muss die Funktion unterstützen. Unabhängigkeit bedeutet nicht, dass der Beauftragte alle Unternehmensentscheidungen allein übernimmt.

Checkliste für die Geschäftsleitung

• Sind Aufgaben, Befugnisse und Stellvertretung klar geregelt?
• Erreichen interne Hinweise die zuständige Person ohne unnötige Umwege?
• Besteht Zugang zu den erforderlichen Kunden- und Geschäftsdaten?
• Sind Zeit und sachliche Mittel angemessen?
• Werden festgestellte Schwächen mit Verantwortlichkeiten bearbeitet?
• Bleibt die Gesamtverantwortung auch bei externer Unterstützung im Unternehmen?

Häufige Irrtümer bei Bestellung und Auslagerung

Mythos: Ein externer Dienstleister übernimmt jede Verantwortung. Fakt: Auslagerung ändert die Gesamtverantwortung des Unternehmens nicht. Erreichbarkeit, Informationszugang und Zusammenarbeit müssen praktisch funktionieren. Die einschlägigen Voraussetzungen und der Kontakt zur zuständigen Aufsicht gehören zur Entscheidung, nicht nur der angebotene Preis.

Mythos: Schulung und Risikoanalyse sind voneinander unabhängige Pflichtübungen. Fakt: Beides muss die tatsächlichen Risiken aufgreifen. Hinweise auf manipulierte Kontonutzung oder unklare wirtschaftliche Berechtigung sollten sich in passenden Schulungen, Kontrollen und verständlichen Anweisungen wiederfinden.