Politisch exponierte Personen (PEP)

Definition

Politisch exponierte Personen sind nach § 1 Abs. 12 GwG Personen, die ein hochrangiges wichtiges öffentliches Amt auf internationaler, europäischer oder nationaler Ebene ausüben oder ausgeübt haben, oder ein öffentliches Amt unterhalb der nationalen Ebene, dessen politische Bedeutung vergleichbar ist.

Typische Ämter

• Staats- und Regierungschefs, Minister und Staatssekretäre
• Parlamentsabgeordnete und Mitglieder vergleichbarer Gesetzgebungsorgane
• Mitglieder der Führungsgremien politischer Parteien
• Richter oberster Gerichte
• Mitglieder von Rechnungshöfen und Leitungsorganen von Zentralbanken
• Botschafter und hochrangige Offiziere
• Mitglieder der Leitungsorgane staatseigener Unternehmen
• Leitungspersonen internationaler Organisationen

Familienmitglieder

Erfasst sind auch nahe Angehörige einer PEP, insbesondere Ehepartner oder eingetragene Lebenspartner, Kinder und deren Ehe- oder Lebenspartner sowie die Eltern.

Bekanntermaßen nahestehende Personen

Dazu gehören natürliche Personen, die bekanntermaßen gemeinsam mit einer PEP wirtschaftlich Berechtigte einer Gesellschaft sind oder enge Geschäftsbeziehungen zu ihr unterhalten, sowie Personen, die alleinige wirtschaftlich Berechtigte einer Rechtsgestaltung sind, die bekanntermaßen zugunsten einer PEP errichtet wurde. Entscheidend ist, was dem Verpflichteten bekannt ist oder bekannt sein muss.

Welche Pflichten gelten

Ist ein Vertragspartner oder wirtschaftlich Berechtigter eine PEP, ein Familienmitglied oder eine nahestehende Person, gelten verstärkte Sorgfaltspflichten nach § 15 GwG. Dazu gehören insbesondere:

1. Zustimmung eines Mitglieds der Führungsebene zur Begründung oder Fortführung der Geschäftsbeziehung
2. angemessene Maßnahmen zur Bestimmung der Herkunft der Vermögenswerte und Geldmittel
3. verstärkte kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung

Die Feststellung, ob jemand eine PEP ist, gehört bereits zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten.

Dauer nach Amtsende

Mit dem Ende des Amtes endet die besondere Sorgfalt nicht sofort. Verpflichtete müssen für einen gesetzlich bestimmten Mindestzeitraum nach Ausscheiden weiterhin das Risiko berücksichtigen und verstärkte Maßnahmen anwenden, so lange, bis kein spezifisches Risiko mehr besteht. Die Entscheidung ist risikobasiert zu treffen und zu dokumentieren.

Prüfung in der Praxis

Abfrage beim Kunden

Viele Verpflichtete fragen bei der Aufnahme der Geschäftsbeziehung direkt, ob der Kunde ein entsprechendes Amt ausübt oder mit einer PEP verbunden ist. Kunden sind zur Mitwirkung verpflichtet.

Datenbanken und Listen

Ergänzend werden kommerzielle PEP-Datenbanken oder öffentliche Quellen genutzt. Treffer müssen geprüft werden, da Namensgleichheiten häufig sind.

Laufende Überwachung

Ein Kunde kann während der Geschäftsbeziehung zur PEP werden. Bestandsdaten sollten deshalb regelmäßig abgeglichen werden.

Dokumentation

Prüfungsergebnis, Zustimmung der Führungsebene und Maßnahmen zur Mittelherkunft sind nach § 8 GwG aufzuzeichnen.

Wie PEP-Prüfungen in den Kundenprozess eingebettet sind, zeigt die Seite KYC. Für die Einordnung des Risikos ist die Risikoanalyse maßgeblich.

Grenzfälle: Amt und Beziehung getrennt prüfen

Beispiel: Daria nimmt in einer Steuerkanzlei mit acht Mitarbeitenden einen neuen Mandanten auf. Er ist Bürgermeister einer kleinen Gemeinde. Daria setzt nicht automatisch allein wegen der Amtsbezeichnung einen PEP-Vermerk. § 1 Abs. 12 GwG erfasst unterhalb der nationalen Ebene öffentliche Ämter, deren politische Bedeutung vergleichbar ist. Ob dieses Kriterium erfüllt ist, wird anhand der tatsächlichen Stellung geprüft. Die Größe der Gemeinde ist dabei kein alleiniger gesetzlicher Entscheidungsmaßstab. Das Ergebnis und die dafür maßgeblichen Informationen werden dokumentiert.

Ein weiterer Mandant war Minister. Ein Ministeramt gehört zu den ausdrücklich genannten herausgehobenen Ämtern. Dass die Person inzwischen ausgeschieden ist, lässt die besondere Risikobetrachtung nicht sofort entfallen. Daria hält das frühere Amt und die Informationen zum Ausscheiden getrennt fest. Die fortdauernde Anwendung verstärkter Maßnahmen wird anhand der einschlägigen gesetzlichen Vorgaben und des verbleibenden spezifischen Risikos beurteilt. Ein bloßer Vermerk "ehemalig" wäre als Begründung für das Ende der Prüfung unzureichend.

Familie ist nicht dasselbe wie jede Bekanntschaft

Die gesetzlichen Kategorien sollen nachvollziehbar auseinandergehalten werden. Bei Familienmitgliedern werden insbesondere Ehepartner oder eingetragene Lebenspartner, Kinder und deren Ehe- oder Lebenspartner sowie Eltern erfasst. Eine bloße Bekanntschaft oder ein gemeinsames Foto begründet nicht automatisch die Stellung einer bekanntermaßen nahestehenden Person. § 1 Abs. 14 GwG stellt auf bestimmte wirtschaftliche Verbindungen ab. Dazu gehören gemeinsame wirtschaftliche Berechtigung, bekannte enge Geschäftsbeziehungen oder eine zugunsten der PEP errichtete Rechtsgestaltung.

Daria unterscheidet deshalb im Erfassungsbogen zwischen öffentlichem Amt, Familienbeziehung und wirtschaftlicher Verbindung. Die Kundenauskunft bleibt als Quelle sichtbar. Ergänzende öffentliche Informationen werden mit ihrem Bezug zum konkreten Amt eingeordnet. Ein Namensgleichstand in einer Datenbank genügt nicht, um die Person zuzuordnen. Bei Unklarheit wird geprüft, statt eine offene Frage als gesicherte Einstufung zu speichern. Die Kategorie "prüfen" beschreibt einen Arbeitsschritt und darf nicht zum dauerhaften Ersatz einer begründeten Entscheidung werden.

Musterablauf für die Kundenaufnahme

1. Identität klären: die tatsächlich handelnde Person und gegebenenfalls den wirtschaftlich Berechtigten bestimmen.
2. Amt oder Beziehung erfassen: konkrete Funktion, frühere Tätigkeit oder gesetzlich relevante Verbindung benennen.
3. Treffer zuordnen: Quellen und Identitätsmerkmale abgleichen, Namensgleichheit nicht als Beweis behandeln.
4. Einordnung begründen: PEP, Familienmitglied, nahestehende Person oder offene Prüfung getrennt festhalten.
5. Verstärkte Maßnahmen organisieren: Zustimmung der Führungsebene, Herkunftsprüfung und Überwachung nach § 15 GwG einbinden.
6. Änderungen nachhalten: neue Ämter, Amtsende und neue Erkenntnisse in der laufenden Geschäftsbeziehung berücksichtigen.

Verstärkte Sorgfalt als praktischer Prozess

Daria legt die erforderliche Entscheidung der Führungsebene nicht erst nach Abschluss der Kundenaufnahme vor. Sie verbindet sie mit einer verständlichen Darstellung der Einstufung und der vorgesehenen Maßnahmen. Zur Bestimmung der Herkunft von Vermögen und Geldmitteln werden angemessene Informationen erhoben. Welche Unterlagen benötigt werden, hängt vom tatsächlichen Sachverhalt ab. Die Dokumentation soll zeigen, welche Angaben geprüft wurden und welche offenen Fragen verbleiben. Ein pauschaler Hinweis Herkunft plausibel ohne Grundlage erklärt den Prüfweg nicht.

Die verstärkte kontinuierliche Überwachung richtet sich ebenfalls nach dem konkreten Risiko. Änderungen gegenüber dem bekannten Zweck der Geschäftsbeziehung oder neue Angaben zur wirtschaftlichen Berechtigung können Anlass für eine erneute Prüfung sein. PEP-Status bedeutet jedoch weder Korruption noch Geldwäsche. Eine Verdachtsmeldung folgt nicht automatisch aus dem Amt. Erst zusätzliche gesetzlich relevante Tatsachen führen in den gesonderten Verdachtsmeldeprozess. PEP-Prüfung und Sanktionslistenabgleich sind ebenfalls unterschiedliche Aufgaben.

Prüfbare Akte und häufige Irrtümer

Als Dokumentationsstruktur eignen sich die Felder Identität, amtliche Funktion oder Beziehung, Quelle, Einstufungsbegründung, Entscheidung der Führungsebene, Herkunftsprüfung und Überwachung. Typische Prüfungsbefunde sind eine ungeklärte Namensgleichheit, eine Einstufung ohne Amtsbeschreibung oder verstärkte Maßnahmen ohne dokumentierte Entscheidung. Eine Kanzlei mit wenigen Beschäftigten kann diese Punkte in einer übersichtlichen Akte abbilden, sofern Zuständigkeit und Vertretung klar sind.

Mythos: Jeder kommunale Amtsträger ist automatisch PEP. Fakt: Die gesetzliche Bedeutung des konkreten Amtes ist zu prüfen. Mythos: Alle Verwandten sind in derselben Weise erfasst. Fakt: Familienmitglieder und bekanntermaßen nahestehende Personen haben unterschiedliche gesetzliche Voraussetzungen. Mythos: Nach Amtsende ist jede besondere Prüfung erledigt. Fakt: Fortdauernde Risiken und die gesetzlichen Vorgaben bleiben relevant. Daria nutzt diese Grenzfälle in der nächsten Schulung, damit das Team begründete Einordnungen statt pauschaler Etiketten verwendet.