KYC - Know Your Customer einfach erklärt

Warum KYC so wichtig ist

Geldwäsche funktioniert nur, wenn die wahren Beteiligten verborgen bleiben. KYC setzt genau dort an: Wer seine Kunden identifiziert, den wirtschaftlich Berechtigten kennt und den Zweck des Geschäfts versteht, erkennt Unstimmigkeiten früh. KYC ist damit das Herzstück der Prävention.

Die Bausteine

1. Identifizierung des Vertragspartners

Natürliche Personen werden anhand eines gültigen amtlichen Ausweises identifiziert, vor Ort oder über zugelassene Verfahren wie Video-Ident oder die Online-Ausweisfunktion. Bei juristischen Personen werden unter anderem Registerauszüge herangezogen.

2. Wirtschaftlich Berechtigter

Verpflichtete müssen klären, ob hinter dem Vertragspartner ein wirtschaftlich Berechtigter steht, und diesen identifizieren. Bei Gesellschaften gehört dazu die Prüfung der Eigentums- und Kontrollstruktur sowie ein Nachweis der Eintragung im Transparenzregister.

3. Zweck und Art der Geschäftsbeziehung

Wer weiß, wofür ein Konto oder Geschäft gedacht ist, kann später erkennen, ob Transaktionen dazu passen.

4. PEP-Prüfung

Es ist festzustellen, ob der Vertragspartner oder wirtschaftlich Berechtigte eine politisch exponierte Person (PEP), ein Familienmitglied oder eine bekanntermaßen nahestehende Person ist. In diesem Fall gelten verstärkte Pflichten.

5. Laufende Überwachung

KYC endet nicht mit der Kontoeröffnung. Geschäftsbeziehungen und Transaktionen sind laufend zu überwachen, Kundendaten regelmäßig zu aktualisieren.

Wann KYC durchzuführen ist

• bei Begründung einer Geschäftsbeziehung
• bei gelegentlichen Transaktionen ab bestimmten Schwellen, etwa bei Güterhändlern bei Barzahlungen ab 10.000 Euro, bei Edelmetallen ab 2.000 Euro, bei Kunsthändlern ab 10.000 Euro
• bei Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung - unabhängig von Schwellen
• bei Zweifeln an der Richtigkeit früherer Angaben

Risikobasiert: vereinfacht oder verstärkt

Der Umfang der Maßnahmen richtet sich nach dem Risiko. Bei nachweislich geringem Risiko können vereinfachte Sorgfaltspflichten gelten. Bei erhöhtem Risiko - etwa bei PEPs, Bezügen zu Drittstaaten mit hohem Risiko oder ungewöhnlich komplexen Transaktionen - sind verstärkte Sorgfaltspflichten anzuwenden, zum Beispiel die Prüfung der Mittelherkunft und die Zustimmung der Führungsebene.

Die gesetzlichen Grundlagen im Detail erklärt die Seite Sorgfaltspflichten nach GwG, besondere Regeln für politisch exponierte Personen finden Sie auf einer eigenen Seite.

Wenn KYC nicht möglich ist

Kann ein Verpflichteter die Sorgfaltspflichten nicht erfüllen, darf er die Geschäftsbeziehung nicht begründen oder fortsetzen und keine Transaktion durchführen. Gegebenenfalls ist eine Verdachtsmeldung zu prüfen.

Aufbewahrung

Die bei der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben und Unterlagen sind aufzuzeichnen und in der Regel fünf Jahre aufzubewahren.

KYC aus Kundensicht

Den Ablauf mit Filiale, Video-Ident oder eID, Rückfragen und KYC-Refresh erläutert KYC-Prüfung aus Kundensicht. Die Seite warnt besonders vor gefälschten KYC-Aufforderungen.

Wenn Ihre Bank, Ihr Makler oder Ihr Händler Ausweis, Angaben zum Zweck oder Herkunftsnachweise verlangt, erfüllt er gesetzliche Pflichten. Mit vollständigen Unterlagen beschleunigen Sie den Vorgang. Mehr zu Belegen unter Bargeld einzahlen.

Dieselben Fragen aus zwei Perspektiven

Aus Banksicht soll KYC ein verständliches Bild der Geschäftsbeziehung ergeben: Wer ist der Vertragspartner, für wen handelt er und welche Nutzung ist zu erwarten? Aus Kundensicht erscheinen dieselben Anforderungen als Ausweisprüfung, Formular zu Beruf und Einkommensquelle oder Rückfrage zu einer Zahlung. Beides gehört zusammen. Ein gültiger Ausweis beantwortet die Identitätsfrage, aber noch nicht den wirtschaftlichen Zweck einer ungewöhnlichen Transaktion. Eine plausible Herkunftserklärung ersetzt umgekehrt nicht die Identifizierung. Diese Unterscheidung hilft, angeforderte Unterlagen richtig zuzuordnen und wiederholte Fragen nicht pauschal als unnötig abzutun.

Beispiel: Geänderte Nutzung eines bestehenden Kontos

Beispiel: Amira hat ein bislang privat genutztes Konto und beginnt eine selbstständige Tätigkeit. Die Bank bemerkt neue Zahlungseingänge und bittet um aktuelle Angaben zur Nutzung und Einkommensquelle. Amira prüft die Aufforderung im bekannten Bankzugang und beantwortet die konkreten Fragen mit passenden Unterlagen. Die Nachfrage bedeutet nicht automatisch, dass die Bank einen Geldwäscheverdacht hat. Sie aktualisiert das Kundenbild, damit die neuen Bewegungen eingeordnet werden können. Ein KYC-Refresh dient damit nicht nur einer erneuten Ausweiskontrolle, sondern auch der Anpassung von Zweck- und Risikoinformationen.

Beispiel: Eine Gesellschaft als neuer Kunde

Beispiel: Robert eröffnet für eine GmbH eine Geschäftsbeziehung. Die Bank prüft nicht nur seinen persönlichen Ausweis, sondern auch seine Vertretungsberechtigung und die Gesellschaftsangaben. Sie fragt, welche natürlichen Personen die Gesellschaft letztlich besitzen oder kontrollieren. Robert stellt die Struktur nachvollziehbar dar und hält Registerunterlagen bereit. Dass sein Name als Geschäftsführer erscheint, beantwortet die Frage nach einem echten wirtschaftlich Berechtigten nicht automatisch. Die Prüfung von Eigentum und Kontrolle bleibt ein eigener Schritt. Für die Abgrenzung erläutern Wirtschaftlich Berechtigter und Fiktiver wirtschaftlich Berechtigter die Voraussetzungen.

Wie die Bank ihre Prüfung organisiert

1. Anlass und Umfang bestimmen: neue Geschäftsbeziehung, konkrete Transaktion, geänderte Daten oder Zweifel an bisherigen Angaben.
2. Identität und erforderliche Vertretung prüfen. Je nach angebotenem Verfahren kommen Filiale, Video-Ident oder eID in Betracht.
3. Zweck, Beteiligte und wirtschaftlich Berechtigte klären. Bei Gesellschaften müssen die Angaben zur Eigentums- und Kontrollstruktur nachvollziehbar sein.
4. Das Risiko anhand der konkreten Beziehung bewerten. Dazu gehört die Prüfung auf politisch exponierte Personen; bei erhöhtem Risiko können zusätzliche Angaben nötig sein.
5. Ergebnisse dokumentieren und später mit den tatsächlichen Vorgängen abgleichen. Neue Informationen können eine Aktualisierung auslösen.

Die §§ 10-15 GwG bilden den rechtlichen Rahmen für Identifizierung und allgemeine, vereinfachte oder verstärkte Sorgfaltspflichten. Risikobasiert bedeutet nicht beliebig: Ein niedrigeres Risiko muss nachvollziehbar sein, ein höheres Risiko kann intensivere Prüfungen erfordern. Ein Kunde mit PEP-Bezug ist deshalb nicht automatisch verdächtig, sondern löst besondere Anforderungen aus. Ebenso ersetzt ein technisches Identifizierungsverfahren nicht die übrige Prüfung. Einen festen, für alle geltenden Turnus für Aktualisierungen gibt es nicht. Maßgeblich sind Anlass, Risiko und die Anforderungen der konkreten Beziehung.

Kundenmitwirkung ohne unnötige Datenweitergabe

• Prüfen Sie den Absender unabhängig, bevor Sie Unterlagen übermitteln. Nutzen Sie bekannte Bankkontakte oder den selbst geöffneten Kundenbereich.
• Fragen Sie nach, welche konkreten Informationen fehlen und über welchen sicheren Weg sie eingereicht werden sollen.
• Beantworten Sie den tatsächlichen Zweck und die Herkunft sachlich; übernehmen Sie keine Antworten, die fremde Auftraggeber vorgeben.
• Geben Sie keine PIN, TAN oder Bankzugänge für eine angebliche KYC-Prüfung weiter.
• Halten Sie relevante Änderungen nachvollziehbar und bewahren Sie eingereichte Belege geordnet auf.

Häufige Irrtümer über Kundenprüfung