KYC-Prüfung: Ablauf und Verifizierung aus Kundensicht

Was KYC-Prüfung und KYC-Verifizierung bedeuten

KYC steht für "Know Your Customer". Aus Kundensicht umfasst die Prüfung nicht nur das Vorzeigen eines Ausweises, sondern auch Fragen zum Zweck der Geschäftsbeziehung und gegebenenfalls weiteren relevanten Umständen. Identifizierung und weitergehende Einordnung sind deshalb zu unterscheiden. Die Begriffe KYC-Prozess, KYC-Verfahren oder KYC-Verifizierung beschreiben häufig verschiedene Teile desselben Zusammenhangs. Eine abgeschlossene Identifizierung bedeutet nicht automatisch, dass jede weitere Frage bereits beantwortet ist.

Die rechtliche Übersicht finden Sie auf KYC, die gesetzlichen Bausteine unter Sorgfaltspflichten. Diese Unterseite beschreibt den Ablauf aus Kundensicht. Sie speichert keine Ausweisdaten und bietet keine eigene Verifizierung an. Eine Aufforderung zur Eingabe persönlicher Angaben ist nicht allein deshalb echt, weil sie den Begriff "KYC" verwendet. Zuerst muss klar sein, welches bekannte Unternehmen die Prüfung tatsächlich veranlasst.

Der allgemeine Prozess aus Kundensicht

1. Aufforderung über den bekannten Anbieterzugang prüfen und klären, welche Geschäftsbeziehung betroffen ist.
2. Den vom Anbieter vorgesehenen Identifizierungsweg nutzen, etwa Filiale, Video-Ident oder eID.
3. Die erforderlichen Angaben zum Zweck und gegebenenfalls weiteren Umständen wahrheitsgemäß bereitstellen.
4. Rückfragen über den bekannten Kontaktweg klären, statt Unterlagen an fremde Absender zu senden.
5. Spätere Aktualisierungen im Rahmen eines KYC-Refresh ebenfalls auf Echtheit prüfen.

Diese Reihenfolge bietet eine allgemeine Orientierung. Die konkreten Anforderungen unterscheiden sich je nach Geschäftsbeziehung und den zu prüfenden Umständen. Bearbeitungsdauer, Fragenkatalog und akzeptierte Unterlagen hängen vom jeweiligen Anbieter und dem konkreten Fall ab. Entscheidend sind die tatsächlich erforderlichen Angaben und ein verifizierter Kontakt zum Anbieter.

Filiale, Video-Ident und eID

Als Identifizierungswege kommen Filiale, Video-Ident und eID in Betracht. Welche Wege der konkrete Anbieter vorsieht, sollte direkt über sein bekanntes Angebot geklärt werden. Die Identifizierung dient der Feststellung und Überprüfung der Identität; sie ist von den anschließenden Fragen zum Zweck der Geschäftsbeziehung zu unterscheiden.

Für Video-Ident ist das BaFin-Rundschreiben 3/2017 (GW) eine relevante Grundlage. Das Verfahren wird zugleich von Betrügern in Fake-Jobs und angeblichen App-Tester-Angeboten missbraucht. Dabei glauben Betroffene, eine Testaufgabe zu erledigen, während tatsächlich ein Konto auf ihren Namen eröffnet wird. Eine Identifizierung sollte daher immer zu einer Geschäftsbeziehung gehören, die Sie selbst verstehen und tatsächlich wollen. Die Warnsignale erläutert Video-Ident.

Welche Fragen gestellt werden können und warum

Diese Themen sind keine Behauptung, dass jeder Kunde in jeder Situation exakt dieselben Fragen beantworten muss. Der Umfang ist im Zusammenhang mit der jeweiligen Geschäftsbeziehung zu betrachten. Beruf und Einkommensquelle sind nicht automatisch dasselbe wie der Nachweis der Herkunft eines konkreten Geldbetrags. Ebenso ist eine PEP-Frage nicht als Beschuldigung zu verstehen. Die rechtliche Einordnung politisch exponierter Personen erläutert PEP.

Bei Gesellschaften betrifft die Frage nach dem wirtschaftlich Berechtigten die natürlichen Personen hinter Eigentum oder Kontrolle. Ein Geschäftsführer ist nicht in jeder Konstellation automatisch echter wirtschaftlich Berechtigter. Wenn die Auffangregel in Betracht kommt, sind ihre Voraussetzungen zu beachten. Die Kundenprüfung und die Angaben im Transparenzregister hängen deshalb zusammen, ohne vollständig identisch zu sein. Eine technische Identifizierung ersetzt die inhaltliche Einordnung nicht.

Mittelherkunft und nachvollziehbare Angaben

Gegebenenfalls kann die Herkunft der Mittel zu klären sein. Für Bargeld erläutert Herkunftsnachweis die unterschiedlichen Belegarten und die Grenzen einer Eigenerklärung. Eine Banknachfrage beweist für sich genommen weder Steuerhinterziehung noch Geldwäsche. Umgekehrt sollten fehlende Unterlagen nicht durch falsche Herkunftsangaben ersetzt werden. Klären Sie Rückfragen über den bekannten Kontaktweg und lassen Sie unklare steuerliche oder rechtliche Fragen fachlich prüfen.

KYC-Refresh: spätere Aktualisierung

KYC endet nicht zwingend mit dem Beginn einer Geschäftsbeziehung. Ein KYC-Refresh betrifft die Aktualisierung der Kundenangaben. Eine spätere Nachfrage kann daher auch bei einer bereits bestehenden Beziehung vorkommen. Einen festen, für alle geltenden Turnus gibt es nicht. Der Anlass und die konkret benötigten Angaben sollten mit dem Anbieter geklärt werden. Auch eine wiederkehrende oder amtlich klingende Nachricht muss auf Echtheit geprüft werden.

Gerade bei einem Refresh kann der Hinweis auf eine vermeintlich drohende Kontoeinschränkung Druck erzeugen. Phishing nutzt solche Situationen, um persönliche Daten und Zugangsdaten abzugreifen. Eine dringende Nachricht ist deshalb kein Grund, auf einen unbekannten Link zu wechseln. Öffnen Sie den bekannten Anbieterzugang selbst oder nutzen Sie den bereits bekannten Kontaktweg. Ein glaubwürdig gestaltetes Logo und die Verwendung des Begriffs "Verifizierung" reichen nicht als Echtheitsnachweis.

Wenn eine Prüfung nicht abgeschlossen werden kann

Kann ein Verpflichteter seine Sorgfaltspflichten nicht erfüllen, darf er die Geschäftsbeziehung nicht begründen oder fortsetzen und keine Transaktion durchführen; gegebenenfalls ist eine Verdachtsmeldung zu prüfen. Diese bestehende allgemeine Regel ist von jeder einzelnen Ablehnung eines Dokuments zu unterscheiden. Nicht jede Rückfrage oder fehlende Freigabe beweist eine Straftat. Welche Angaben noch fehlen und welche Folgen das konkret hat, sollte mit dem Anbieter über den bekannten Zugang geklärt werden.

Schutz vor Fake-Jobs und Datenmissbrauch

Führen Sie keine Identifizierung für einen angeblichen Arbeitgeber oder eine fremde Person durch, wenn damit ein Konto auf Ihren Namen eröffnet werden soll. Angebote als App-Tester oder Banking-Tester können die tatsächliche Kontoeröffnung verschleiern. Der Jobangebot-Check hilft bei der ersten Einordnung von Warnsignalen. Wenn Sie bereits Daten weitergegeben oder ein fremd veranlasstes Konto eröffnet haben, erläutert Video-Ident die Schutzschritte. Bei einem Vorwurf sollten Sie anwaltliche Beratung einholen.