Einsichtnahme in das Transparenzregister

Die Rechtsgrundlage

Wer Einsicht in das Transparenzregister nehmen darf, regelt § 23 GwG. Die Vorschrift unterscheidet verschiedene Gruppen mit jeweils unterschiedlichem Zugang.

Wer Einsicht nehmen darf

Behörden und Gerichte

Strafverfolgungsbehörden, die FIU, Aufsichtsbehörden und weitere Stellen erhalten Zugang, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Für sie ist das Register ein Werkzeug, um Beteiligungsstrukturen schneller nachzuvollziehen.

Verpflichtete

Banken, Notare, Steuerberater und andere Verpflichtete dürfen das Register einsehen, um ihre Sorgfaltspflichten zu erfüllen, insbesondere die Abklärung des wirtschaftlich Berechtigten im Rahmen des KYC. Wichtig: Verpflichtete dürfen sich nicht ausschließlich auf den Registereintrag verlassen. Stellen sie Abweichungen fest, kann eine Unstimmigkeitsmeldung erforderlich sein.

Öffentlichkeit: berechtigtes Interesse seit dem EuGH-Urteil

Ursprünglich sahen die europäischen Vorgaben eine Einsicht für alle Mitglieder der Öffentlichkeit vor. Der Europäische Gerichtshof hat mit Urteil vom 22.11.2022 (Rs. C-37/20 und C-601/20) die allgemeine öffentliche Einsicht wegen des Eingriffs in die Grundrechte auf Achtung des Privatlebens und Schutz personenbezogener Daten für ungültig erklärt.

Seitdem erhalten Mitglieder der Öffentlichkeit nur noch Einsicht, wenn sie ein berechtigtes Interesse darlegen. Ein bloßes Interesse aus Neugier genügt nicht. Ob ein Antrag Erfolg hat, entscheidet die registerführende Stelle im Einzelfall.

Selbstauskunft für wirtschaftlich Berechtigte

Wirtschaftlich Berechtigte können nach § 23 Abs. 8 GwG Auskunft darüber erhalten, welche Daten über sie gespeichert sind und wer Einsicht genommen hat, soweit das Gesetz dies vorsieht. Dafür ist eine Registrierung nötig. Die Gebühr für diese Registrierung beträgt laut Gebührenverordnung 50 Euro, siehe Gebühren.

Beschränkung der Einsicht auf Antrag

Nach § 23 Abs. 2 GwG kann die Einsichtnahme auf Antrag des wirtschaftlich Berechtigten beschränkt werden, wenn überwiegende schutzwürdige Interessen entgegenstehen. Die Beschränkung muss beantragt und begründet werden. Sie wirkt nicht gegenüber allen Stellen: Behörden behalten ihren gesetzlichen Zugang.

Kosten der Einsicht

Für die Einsichtnahme fallen 1,65 Euro je abgerufenem Dokument an, ein Ausdruck kostet 7,50 Euro. Aktuelle Werte veröffentlicht die registerführende Stelle.

Was ab 2027 zu erwarten ist

Die europäischen Regeln zum Zugang zu Registern werden mit dem neuen EU-Geldwäschepaket neu gefasst. Für die praktische Anwendung kommt es auf die nationale Umsetzung an. Überblick: AMLR 2027.

Beispiel: Eine Kanzlei prüft eine GmbH

Beispiel: Inga bearbeitet in einer Steuerkanzlei am Stadtrand die Aufnahme einer GmbH. Sie benötigt Informationen über die wirtschaftlich Berechtigten für die Kundensorgfalt. Der Zugang erfolgt in der Rolle als Verpflichtete und für diesen konkreten Zweck, nicht aus allgemeiner Neugier. Inga ordnet den Abruf der Kundenakte zu und hält fest, welche Frage mit dem Registerauszug geprüft wird. Die Berechtigung zur Einsicht ersetzt dabei nicht die eigenständige Ermittlung anhand weiterer geeigneter Informationen.

Nach einem Gesellschafterwechsel weichen die aktuellen Gesellschaftsunterlagen vom abgerufenen Registerstand ab. Inga prüft die zeitliche Zuordnung und die tatsächliche wirtschaftliche Berechtigung. Ein älterer Auszug ist nicht automatisch ein Beleg für eine aktuelle Pflichtverletzung. Ergibt sich eine relevante Abweichung zwischen Registerangaben und eigenen Erkenntnissen, führt der Weg zur Unstimmigkeitsmeldung. Die Einsicht dient damit der sachlichen Prüfung und nicht der bloßen Sammlung personenbezogener Daten.

Zugang und Zweck vor dem Abruf klären

1. Rolle bestimmen: Behörde, Verpflichteter, Mitglied der Öffentlichkeit oder wirtschaftlich Berechtigter mit Selbstauskunft unterscheiden.
2. Zweck zuordnen: gesetzliche Aufgabe, Kundensorgfalt, dargelegtes berechtigtes Interesse oder eigene Auskunft benennen.
3. Offizielle Hinweise lesen: Nutzerkonto und die jeweils verlangten Nachweise auf transparenzregister.de prüfen.
4. Berechtigung nachweisen: die aktuellen Anforderungen der registerführenden Stelle beachten, ohne einen Zugang als automatisch garantiert anzusehen.
5. Gezielt abrufen: den benötigten Registerstand dem Prüfzweck und der richtigen Vereinigung zuordnen.
6. Ergebnis dokumentieren: Quelle, Zeitpunkt, geprüfte Frage und gegebenenfalls Abweichung festhalten.

Die Anmeldung erfolgt über die selbst aufgerufene Originalseite. Ein per E-Mail angebotenes Sonderportal für angeblich schnellere Einsicht ist kein Ersatz. Die Bedienoberfläche und die verlangten Nachweise können sich ändern. Vor dem Antrag sollten daher die aktuellen Anforderungen geprüft werden. Maßgeblich sind die aktuellen Hinweise der registerführenden Stelle. Für die Einsichtnahme und weitere Leistungen sind außerdem die jeweiligen Gebühren zu berücksichtigen.

Öffentliches Interesse ist nicht allgemeine Offenheit

Ein Mitglied der Öffentlichkeit muss ein berechtigtes Interesse darlegen. Eine konkrete Begründung beschreibt den Zweck und seinen Bezug zur beantragten Einsicht. Daraus folgt nicht, dass jede journalistische, geschäftliche oder private Begründung automatisch erfolgreich ist. Die registerführende Stelle beurteilt den Antrag. Das EuGH-Urteil vom 22.11.2022 in den verbundenen Rechtssachen C-37/20 und C-601/20 betrifft die allgemeine öffentliche Einsicht; es beseitigt nicht die eigenständigen gesetzlichen Zugangsrechte von Behörden und Verpflichteten.

Für Unternehmen mit wenigen Beschäftigten ist diese Trennung praktisch wichtig. Wer selbst mitteilungspflichtig ist, hat dadurch nicht automatisch in jeder Rolle uneingeschränkten Zugang zu den Daten anderer Vereinigungen. Ein Unternehmer, der einen möglichen Geschäftspartner aus allgemeinem Interesse recherchiert, muss seine tatsächliche Zugangsvoraussetzung prüfen. Wer als Verpflichteter Kundensorgfalt erfüllt, dokumentiert dagegen genau diesen gesetzlichen Zweck. Die Rollen werden nicht aus Bequemlichkeit ausgetauscht.

Selbstauskunft und Schutz eigener Daten

Beispiel: Fedor ist als wirtschaftlich Berechtigter eingetragen und möchte seine eigenen Daten überprüfen. Er informiert sich über die Selbstauskunft nach § 23 Abs. 8 GwG und die dafür erforderliche Registrierung. Die Selbstauskunft ist von einer allgemeinen Recherche über andere Personen zu unterscheiden. Sie kann im gesetzlichen Umfang auch Informationen zur Einsichtnahme umfassen. Für die Registrierung wirtschaftlich Berechtigter zur Selbstauskunft nennt die Gebührenverordnung 50 Euro; dieser Betrag ist nicht die allgemeine Gebühr jedes Registerabrufs.

Eine Beschränkung der Einsicht nach § 23 Abs. 2 GwG ist eine weitere, getrennte Möglichkeit. Sie setzt einen Antrag und überwiegende schutzwürdige Interessen voraus. Fedor beschreibt daher gegebenenfalls die konkrete Schutzlage und prüft die offiziellen Anforderungen. Eine Beschränkung ist weder die Löschung der Eintragung noch ein vollständiger Ausschluss aller gesetzlich berechtigten Stellen. Behörden behalten ihren gesetzlichen Zugang. Die Voraussetzungen dürfen nicht als Methode zur Umgehung von Kundensorgfalt dargestellt werden.

Prüfvermerk und Datenzugriff im Tagesgeschäft

Kritische Punkte wären ein Abruf ohne Bezug zum Vorgang, eine unkontrollierte Weitergabe des Auszugs oder die Behandlung eines Registerstands als alleiniger Nachweis. Inga beschränkt die interne Verwendung auf die für die Aufgabe zuständigen Personen. Wird die Geschäftsbeziehung später überprüft, bleibt nachvollziehbar, welchen Stand die Kanzlei damals verwendet hat und welche zusätzlichen Erkenntnisse sie berücksichtigt hat. Eine reine Dateiablage ohne Prüfvermerk erklärt diese Zusammenhänge nicht.

Irrtümer vor dem nächsten Abruf

Mythos: Das Register ist weiterhin für jeden frei zugänglich. Fakt: Die Öffentlichkeit benötigt ein dargelegtes berechtigtes Interesse. Mythos: Ein Zugang als Verpflichteter erlaubt beliebige private Recherchen. Fakt: Er dient der Erfüllung der Sorgfaltspflichten. Mythos: Ein beschränkter Zugang beseitigt die Registerpflicht. Fakt: Eintragung, Selbstauskunft und Beschränkung haben unterschiedliche Zwecke. Die rechtlichen Grundlagen und die Rolle des Registers vertieft der Transparenzregister-Überblick.