Transparenzregister für Vereine: Automatik und Ausnahmen

Grundsätzlich automatische Eintragung

§ 20a GwG enthält eine Sonderregel für eingetragene Vereine. Sie werden grundsätzlich automatisch aus dem Vereinsregister ins Transparenzregister eingetragen. Die erstmalige Eintragung war bis 01.01.2023 vorgesehen, danach erfolgt sie anlassbezogen. Damit unterscheidet sich der e. V. von Gesellschaften wie der GmbH, die ihre wirtschaftlich Berechtigten selbst mitteilen müssen. Eingetragene Vereine müssen daher nicht pauschal selbst mitteilen.

Automatik bedeutet jedoch nicht, dass der Vorstand die Angaben dauerhaft ungeprüft lassen kann. Entscheidend ist, ob die Voraussetzungen des § 20a tatsächlich vorliegen und ob ein Ausnahmefall eine eigene Mitteilung erforderlich macht. Auch die Frage, ob bereits selbst gemeldet wurde, ist relevant. Die Sonderregel sollte deshalb als eigener Prüfschritt behandelt werden, statt die Mitteilung einer GmbH als Muster auf einen Verein zu übertragen. Eine solche Übertragung würde die unterschiedlichen gesetzlichen Wege vermischen.

Vorstandsmitglieder und gesetzliche Annahmen

Bei der Automatik werden alle Vorstandsmitglieder als wirtschaftlich Berechtigte eingetragen. Dabei wird angenommen, dass sie ihren Wohnsitz in Deutschland haben und ausschließlich die deutsche Staatsangehörigkeit besitzen. Diese Annahmen sind gerade deshalb wichtig, weil sie nicht in jedem tatsächlichen Fall zutreffen müssen. Eine andere Staatsangehörigkeit, eine zusätzliche Staatsangehörigkeit oder ein abweichender Wohnsitz kann die Voraussetzungen für eine eigene Mitteilung berühren. Es geht nicht um eine Bewertung dieser persönlichen Merkmale, sondern um zutreffende Registerangaben.

Die automatische Erfassung aller Vorstandsmitglieder ist von der Frage zu unterscheiden, ob eine echte wirtschaftlich berechtigte Person nach § 3 Abs. 2 Satz 1-4 vorhanden ist. Die Definition des wirtschaftlich Berechtigten betrifft Eigentum, Stimmrechte und vergleichbare Kontrolle. Wenn eine solche Person tatsächlich vorhanden ist, greift eine der Ausnahmen. Die Tatsache, dass ein Vorstand im Vereinsregister steht, beantwortet die Eigentums- und Kontrollfrage nicht in jeder Konstellation abschließend.

Die drei Ausnahmen

Liegt eine dieser Ausnahmen vor, ist eine eigene Mitteilung erforderlich. Die drei Punkte sind voneinander zu unterscheiden. Eine rechtzeitig angemeldete Vorstandsänderung löst beispielsweise nicht automatisch eine abweichende Staatsangehörigkeitsangabe. Umgekehrt ersetzt eine richtige Wohnsitzannahme nicht die Prüfung eines echten wirtschaftlich Berechtigten. Die Vorstandspraxis sollte deshalb alle Voraussetzungen betrachten und nicht nur fragen, ob irgendein Eintrag im Transparenzregister vorhanden ist.

Bereits selbst gemeldete Vereine

Bereits selbst gemeldete Vereine nehmen nicht an der Automatik teil. Das ist bei späteren Änderungen besonders wichtig: Ein Verein sollte nicht ohne Prüfung davon ausgehen, eine neue Vorstandsangabe werde allein wegen eines Vereinsregistereintrags automatisch in den eigenen Transparenzregisterbestand übernommen. Welche Angaben bereits mitgeteilt wurden und welcher Weg für Änderungen maßgeblich ist, sollte anhand des tatsächlichen Registerstands geklärt werden. Bei Unsicherheit ist eine fachliche Prüfung sinnvoll.

Angaben bei eigener Mitteilung

Wenn eine eigene Mitteilung erforderlich ist, sind die Pflichtangaben nach § 19 GwG zu berücksichtigen: Name, Geburtsdatum, Wohnort, alle Staatsangehörigkeiten sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses. Änderungen sind unverzüglich mitzuteilen. Der allgemeine Zugang führt über ein Nutzerkonto auf transparenzregister.de; die Berechtigung für die Vereinigung ist nachzuweisen. Die aktuellen Anforderungen sollten direkt beim offiziellen Angebot geprüft werden. Den allgemeinen Weg beschreibt Registrierung und Mitteilung.

Gebührenbefreiung bei Gemeinnützigkeit

Gemeinnützige Vereinigungen sind von der Jahresgebühr befreibar. Die reguläre Jahresgebühr beträgt ab 2024 19,80 Euro. Ob und wie die Befreiung im konkreten Vereinsfall erfolgt, sollte anhand der aktuellen Hinweise des Registers geprüft werden. Insbesondere sind Eintragungsautomatik und Gebührenbefreiung unterschiedliche Fragen: Aus einer automatischen Eintragung folgt nicht allein jede denkbare Gebührenfolge.

Die bestehenden Gebührenpositionen für Einsicht, Ausdruck und Registrierung zur Selbstauskunft finden Sie auf Gebühren. Eine Forderung sollte nach ihrem tatsächlichen Anlass eingeordnet werden. Das Wort "Transparenzregister" auf einer Rechnung genügt weder als Nachweis ihrer Echtheit noch als Beleg einer eigenen Mitteilungspflicht. Vereinsvorstände sollten deshalb die rechtlichen Fragen von der Prüfung des konkreten Schreibens trennen.

Fake-Rechnungen und Phishing

Registerführende Stelle ist der Bundesanzeiger Verlag, Aufsichts- und Bußgeldbehörde das Bundesverwaltungsamt. Diese Zuständigkeiten sollten nicht durch eine fremde Absenderbezeichnung ersetzt werden. Phishing versucht, Zugangsdaten und sensible Unterlagen über gefälschte Seiten zu erhalten. Eine dringend klingende Aufforderung ist kein Grund, die Prüfung der offiziellen Adresse zu überspringen. Diese Website bietet keinen Registerlogin und nimmt keine persönlichen Vereinsdaten entgegen.

Checkliste für Vorstände

1. Prüfen, ob es sich um einen eingetragenen Verein handelt und ob bereits selbst mitgeteilt wurde.
2. Vorstandsänderungen unverzüglich zum Vereinsregister anmelden.
3. Prüfen, ob eine echte wirtschaftlich berechtigte Person vorhanden ist.
4. Wohnsitz und alle Staatsangehörigkeiten mit den gesetzlichen Annahmen abgleichen.
5. Bei Ausnahmefällen eigene Mitteilung und unverzügliche Änderungen beachten.
6. Gebührenbefreiung und Schreiben getrennt über das offizielle Angebot prüfen.

Wann ein Vereinsbußgeld in Betracht kommt

Ein Verein kann ein Bußgeld bekommen, wenn in einem Ausnahmefall nach § 20a eine tatsächlich bestehende eigene Mitteilungspflicht vorsätzlich oder leichtfertig verletzt wird. Bei greifender Automatik ist eine fehlende eigene Meldung dagegen nicht pauschal ein Verstoß. Einfache Fahrlässigkeit ist bei den Transparenzregister-Mitteilungspflichten nicht bußgeldbewehrt. Die bestehenden Rahmen und die Abgrenzung zur 50.000-Euro-Stufe erläutert Bußgelder. Kurze Antworten im gesamten Cluster bietet die FAQ.